46% flere brugere efter skift af juridisk opslagsværktøj.
Hos Viborg Kommune er antallet af brugere på det fælles juridiske system steget med 46 procent, efter Karnov Kommune blev implementeret for knap halvandet år siden. Grundig onboarding med individuel oplæring og ikke mindst den intuitive brugerflade bliver givet som årsager til succesen. Indtil videre er det cirka 700 ud af rådhusets 900 administrative medarbejdere, der bruger Karnov Kommune.
Sanne Fløjgaard er leder af ydelseskontoret i Viborg Kommune og tovholder i den arbejdsgruppe, der har stået for at få implementeret Karnov Kommune. Årsagen var et behov for adfærdsændring i tilgangen til det juridiske arbejde, som hun også tidligere har udtalt sig om. Derfor har det været afgørende, at flere tog det valgte system til sig. Men det var bestemt ikke givet på forhånd ifølge Sanne Fløjgaard:
”De ansatte stod ikke med åbne arme, bare fordi Karnov kom, for alle har en travl hverdag, og det er ikke alle, der er vilde med forandringer. Men jeg må sige, at skiftet til Karnov Kommune har været en succes. Vores målsætning var at få flere brugere på et fælles system, og det er lykkedes. De fleste her er sagsbehandlere og ikke jurister, så et juridisk opslagsværktøj skal være intuitivt og nemt. Og dét er Karnov Kommune”.
Før implementeringen var det normalt at google eller søge på retsinformation, fordi det hidtidige system var for kompliceret at anvende for de fleste. For at opnå mere ensartethed og kvalitet i sagsbehandlingen valgte Viborg Kommune at være de første til at få Karnov Kommune installeret med adgang til alle ansatte. Grundig onboarding samt løbende opfølgning er en del af pakken, fortæller Sanne Fløjgaard:
”Det er svært at finde interne ressourcer til oplæring. For de fleste sagsbehandlere er Karnov Kommune et supplerende arbejdsredskab til vores andre fagsystemer, så selv om afgørelser og andet er vigtige for os, skal det være let og virke for at blive brugt. Det har været en stor hjælp, at Karnov som ekstern stod for onboarding, og den løbende tilstedeværelse giver stor motivation. Deres konsulent har haft et godt blik for, hvem der havde behov for en hånd”.
Færre spørgsmål og mere søgning
For nogle har Karnovs ankomst været et kært gensyn fra studietiden eller tidligere jobs, men for andre virkede skiftet til et nyt system lidt uoverskuelig. Men Karnovs kontinuerlige besøg på alle etager af rådhuset har været med til at skabe fælles fodslag. Det mest afgørende for systemets succes er den intuitive brugerflade og det høje faglige indhold, mener både lederen af ydelseskontoret og fagspecialist Anna Köser Ravnborg, der fortæller:
”Jobkonsulenterne bruger for eksempel deres tid og energi ude ved virksomheder og med borgerne. Det er dét, de brænder for, så de bliver trætte, når man smider paragraffer efter dem. Derfor er vi nødt til at gøre det så let som muligt for dem. Det er også nødvendigt, at alle i kommunen bruger det samme system, for vi arbejder sammen og på tværs. Vi har også kanaliseret vores sagsgange og procedurer ind i Karnov Kommune, der nu er vores fælles ramme”.
Da Anna Köser Ravnborg har det faglige ansvar for blandt andet udvikling i teamet, onboarding af nye og implementering af lovgivning i praksis, sætter hun pris på den fælles ramme, for der er hele tiden ændringer og finurligheder. Sådan er det at arbejde med lovgivning. En del ansatte vil hellere spørge end at søge, men når de kommer efter hjælp nu, starter de med at sige ’Vi har kigget i Karnov!’ for at undgå påmindelser herom, fortæller fagspecialisten med et smil.
”De fleste har lært at finde, hvad de søger efter, og især sagsgangene er mange glade for, mens noterne får ros for at øge forståelsen for lovene. Så med tiden har vi fået færre spørgsmål, men samtidig kommer der hele tiden nye medarbejdere på en arbejdsplads som vores. Derfor er det en stor hjælp med løbende besøg fra Karnov for både onboarding af nye og genopfriskning til de ”gamle” brugere, der ønsker det. Så kan vi selv klare den interne opfølgning på oplæring”.
Skiftet til Karnov Kommune har været en øjenåbner og vist sig at være så relevant, væsentlig og værdifuld for Viborg Kommune, at oplæring i systemet fremover bliver en del af den overordnede onboarding. Det gælder for alle nyansatte medarbejdere i kommunens administration for at sikre en mere ensartet sagsbehandling samt højere kvalitet på det juridiske område, fordi flere kender og bruger systemet.